CÓMO REALIZAR EL CONTROL DE COSTES DE MAQUINARIA E INSTALACIONES EN PEQUEÑAS EMPRESAS CONSTRUCTORAS.

 

           Según se mencionó en el artículo CONTROL DE COSTES EN LA PEQUEÑA EMPRESA CONSTRUCTORA, concretamente en su apartado 4, “PROPUESTA DE ESTRUCTURA PARA EL CONTROL DE COSTES”,  la estructura básica se podría establecer tal como se señala a continuación

                 En este capítulo vamos a hablar de la forma de controlar los costes tanto de la maquinaria como de las instalaciones.

                Para el mejor control de la empresa se recomienda que maquinaria e instalaciones constituyan una división independiente (o incluso dos divisiones si el tamaño lo amerita), y dentro de la división considerar cada máquina o instalación como una unidad productiva independiente, que ha de obtener resultados positivos cada año.

1.     CONTROL DE COSTE DE MAQUINARIA.

 

2.     CONTROL DE COSTE DE LAS INSTALACIONES.

3.     PROGRAMAS INFORMÁTICOS DE CONTROL.

1.     CONTROL DE COSTE DE MAQUINARIA.

Al igual que hacíamos para la obra vamos a crear para cada máquina una ficha con una serie de conceptos en donde podamos anotar correctamente los costes de la maquinaria y de esa forma poder establecer  la bondad del coste horario de la maquinaria, que se está aplicando en las obras de construcción de la empresa, es decir, la tarifa de empresa. Si a esta tarifa de empresa le añadimos un porcentaje de beneficio, estaremos hablando de una tarifa de venta a terceros.

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Por lo tanto suponemos que la máquina ya existe en la empresa y dispone de tarifa horaria, que es la que se está aplicando a las obras o a clientes externos y, mediante una anotación cuidadosa de los costes, como se decía antes, se podrá o bien a comprobar la bondad de dicha tarifa. Por tanto el empresario o gerente responsable ha realizado una serie de hipótesis acerca de:

·         La vida útil de la máquina en años.

·         Sus horas de utilización totales

·         Las horas previstas de utilización cada año

Al final de este apartado haremos un breve comentario relativo a los estudios a realizar para determinar la viabilidad de la inversión en dicha maquinaria, donde encontrar experiencias sobre los datos mencionados antes y la tarifa previa a aplicar.

La dificultad que se presenta es que en la maquinaria hay costos fáciles de calcular en función de cada hora trabajada y otros un poco más complicados, ya que se han de aplicar trabaje o no trabaje dicha máquina.

En lo sucesivo voy a seguir un criterio parecido al que se aplica en SEOPAN relativo al coste de maquinaria (“Valoración de Obras en Ingeniería Civil”), en su Manual de Costes de Maquinara. También son interesantes los capítulos 2 y 3 del libro “Valoración de Obras en Ingeniería Civil” (de Fuentes, Gonzalo). Sin embargo en algunos aspectos voy a usar mi propio criterio como consultor independiente.

Al igual que hicimos en las obras, por claridad de los temas vamos a dividir los costes de maquinaria en tres niveles:

·         Costes directos

·         Costes indirectos

·         Costes proporcionales

1.1Costes directos

Los costes que debemos considera en la maquinaria los vamos a subdividir en tres tipos, los cuales son:

·           COSTES INDEPENDIENTES DE QUE LA MÁQUINA TRABAJE O NO (intrínsecos)

·                    Intereses de la inversión. Se supone que el empresario ha pedido un préstamo al banco para realizar la inversión. Si se ha hecho con recursos propios, hay que considerar este coste, aunque sólo fuera como coste de oportunidad. Se consideraran los intereses pagados (o su equivalencia si se ha financiado la inversión con fondos propios) en un año

·                    Reposición de la inversión. Al final de la vida útil de la máquina el empresario ha de recuperar toda la inversión al valor actual, se suele usar para un año la fórmula:

                Siendo “V” el valor de la inversión, ”i el interés anual y “T” la vida útil de la máquina

·         Seguro y otros gastos fijos, como impuestos, almacenamiento (si no hubiera instalaciones centrales).

·                    Amortización de la máquina. Es la depreciación de la máquina, tanto por el paso del tiempo (envejecimiento), el cual es independiente de que la máquina trabaje o no, como por desgaste debido al trabajo. Más adelante veremos estudios más completos de cómo hacer esta discriminación. Para nuestro cálculo horario, simplemente dividiremos el coste de inversión entre el número de años de vida útil de la máquina

Una vez sumados todos estos costes anuales, los hemos de dividir por el número de horas estimadas que va a trabajar en el año, para obtener su coste horario intrínseco. A final del año habrá que comprobar que la hipótesis sobre el número de horas a trabajar era correcta o, en otro caso, recalcular.

·           COSTES DEPENDIENTES DE LAS HORAS TRABAJADAS

·                    Mantenimiento. Si se hace en un taller externo se anotará este costo anual. Si se hace en taller propio, en la ficha de la máquina se anotarán todos los consumibles y las horas de mecánico empleadas. Más adelante haremos una consideración sobre el costo de las instalaciones de taller

·                    Reparaciones. Se aplica igual que en el apartado anterior, la diferencia está en que este coste es menos previsible que el de mantenimiento. Se toma nota al año

·               Mano de Obra. Se tendrán en cuenta todos los costes anuales del operario.

·                    Combustible y lubricantes. Es de anotación inmediata, si hemos registrado los costes de un año será inmediato calcular la tarifa horaria

En este caso se sumarán costes de mantenimiento, reparaciones y mano,  los hemos de dividir por el número de horas estimadas que va a trabajar en el año, para obtener el coste horario de estos tres conceptos y sumar al final el coste horario por combustibles y lubricantes. Nuevamente a  final del año habrá que comprobar que la hipótesis sobre el número de horas a trabajar era correcta o, en otro caso, recalcular todo el proceso.

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En cuanto los traslados a obra de la maquinaria, lo pagará esta y lo anotará en o las unidades de obra a las que vaya destinada la máquina. Como se supone que no es un coste muy elevado se puede anotar directamente en el mes, en otro caso se puede seguir el procedimiento de provisiones de obra ya citado anteriormente

1.2Costes Indirectos.

                En el caso de que existan instalaciones centrales de mantenimiento, reparación, almacenes de repuestos, guardería o almacenes de maquinaria con sus Jefes o encargados correspondientes o vigilantes, su coste se aplicará a cada una de las máquinas proporcionalmente a sus ingresos, sean estos internos o externos. Para ello habrá que hacer a principio de año una previsión de dichos ingresos y un presupuesto de gastos indirectos, dividir ambos y obtener un porcentaje para aplicar a cada máquina, es decir, llamando:

 G_m = Presupuesto anual de gastos de maquinaria

I_m  = Estimación anual de ingresos de maquinaria

                Con lo cual bastará añadir al coste directo obtenido este porcentaje para obtener el coste directo más el indirecto.

                Hay que destacar como cuestión importante que las horas de parada de los mecánicos, es decir, a disposición para atender averías o mantenimientos, hay que considerarlas dentro de este coste

1.3 Costes proporcionales

Al igual que dijimos al hablar de los costes proporcionales de obra el porcentaje de las “tasas de oficina central” ( que serán tratadas en su momento) se aplicarán proporcionalmente a los ingresos de cada una de las máquinas.

1.4 Coste horario de la maquinaria

                Por tanto el coste horario de cada máquina será:

Coste horario = Coste horario directo x (1 + % Indirectos + % tasas de oficina central)

1.5 Viabilidad de la inversión. Valores estadísticos de la maquinaria.

                Antes de decidirse a la inversión en nueva maquinaria y a falta de otras experiencias de la empresa, sugiero seguir las recomendaciones del texto ya mencionado “Valoración de Obras en Ingeniería Civil”, el cual, recomienda como valores de partida los datos de SEOPAN “ http://www.seopan.es. En cualquier caso este consultor recomienda usar los datos estadísticos sobre horas de utilización, tiempo de vida útil o porcentaje de amortización fija sobre la variable, ya que el valor de adquisición es más cierto el que disponga el empresario.

2.     CONTROL DE COSTE DE LAS INSTALACIONES.

Podemos considerar instalaciones en la empresa constructora, a aquel conjunto de máquinas y equipos, que trabajando conjuntamente se destinan a la producción de determinados materiales con destino a la obra, aunque algunos de ellos pueden ser vendidos a otros clientes. Como ejemplos de instalaciones de la empresa constructora podemos citar:

·         Plantas de fabricación de hormigón

·         Plantas de producción de mezclas bituminosas

·         Plantas de fabricación de suelo cemento

·         Plantas de prefabricados en obra, desde grandes vigas de puentes a otros más pequeños como tubos de cemento, etc…

En principio el sistema de control de los equipos es el mismo que en la maquinaria, con las salvedades lógicas de su particularidad. Lo que se va buscando aquí es el obtener un coste de la unidad producida, por lo que al coste de los equipos como tales habrá que añadir los insumos, para obtener un coste de producto terminado.

Es decir, para producir una unidad terminada hará falta el coste de unas ciertas horas de la instalación más ciertos insumos.

Como en el caso de la maquinaria, se cargará a la obra el coste del producto terminado, mientras que para los clientes exteriores se les incrementará con un porcentaje de beneficios.

3.     PROGRAMAS INFORMÁTICOS DE CONTROL.

Se puede aplicar lo que dijimos al hablar del mismo aspecto en el control de costes de la obra. Si se dispone de un ERP, con toda seguridad contará con un módulo de maquinaria o instalaciones.

Con el programa de control PRESTO se pueden conseguir buenos resultados, considerando cada máquina como si fuera una obra y cada unidad de obra como uno de los conceptos que hemos mencionado antes.

En cuanto a las hojas de cálculo vale todo lo dicho en el apartado de obra.

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